Опись передаваемых первичных документов
Опись помогает зафиксировать состав, количество и дату передачи первичных документов исполнителю или обратно заказчику.
Эту форму обычно используют вместе с основным документом.
Ниже — комплект документов: 1 обязательная форма и дополнительные документы, которые могут понадобиться дальше.
Быстрая навигация
Опись передаваемых первичных документов
Приложение № ____ к договору от «___» __________ 20___ г.
ОПИСЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
г. ____________________ «___» __________ 20___ г.
Передающая сторона ____________________ передала, а принимающая сторона ____________________ приняла следующие первичные документы:
1. Перечень документов
- Наименование документа (вид: акт / счёт / накладная / иное): _
- Период, к которому относится документ: _________________
- Количество экземпляров (оригинал / копия): _____________
- Количество листов: _____________________________________
- Примечание о комплектности (не хватает подписи, печати и т. п.): _
2. Передача документов
- ФИО лица, передавшего документы: ______________________
- ФИО лица, принявшего документы: _______________________
- Дата и время передачи: ________________________________
- Способ передачи (лично / курьер / почта / ЭДО): _______
Настоящая опись подтверждает состав и дату передачи документов и применяется вместе с графиком предоставления первичных документов или иным основным договором.
|
Передал /
|
Принял /
|
С чем использовать опись первичных документов
Опись полезна, когда важно отдельно подтвердить, какие именно документы передал заказчик и что принял исполнитель.
В комплекте
1
документов и форм, которые обычно идут рядом с этим шаблоном.
Обязательно
1
Дополнительных документов в этом комплекте сейчас нет.
С чего начать
Сначала откройте обязательные документы. Потом добавьте те, что нужны именно в вашей ситуации.
Когда подходит этот шаблон
Опись передаваемых первичных документов оформляется как приложение к договору бухгалтерского обслуживания, аутсорсинга учёта или к акту возврата документации. Стороны — заказчик, передающий накладные, счета-фактуры, кассовые чеки и иные первичные документы, и исполнитель (бухгалтер, аутсорсинговая компания), принимающий их для обработки. Шаблон не подходит, если нужно передать не первичку, а архивные дела или договоры — для этого используется отдельная опись архивных документов.
- Фиксирует наименование каждого документа, период, к которому он относится, и количество листов
- Содержит отдельные строки для передающей и принимающей сторон с датой и временем
- Оформляется как пронумерованное приложение к конкретному договору
- Подтверждает факт комплектной передачи — защищает исполнителя от претензий о недостаче
- Может составляться как разово, так и на регулярной основе согласно графику предоставления документов
Что проверить перед подписанием
Главный риск — подписать опись, не сверив физическое количество листов с указанным в перечне. Если впоследствии обнаружится нехватка документа, доказать, что он не был передан, будет крайне сложно без расхождения в описи.
- Раздел 1: убедитесь, что для каждого документа указан период (месяц/квартал/год)
- Раздел 1: количество листов подсчитано фактически, а не проставлено «на глаз»
- Раздел 1: примечание о комплектности заполнено — особенно если документ передаётся в копии
- Раздел 2: дата и время передачи соответствуют фактическому моменту вручения
- Приложение: номер описи соответствует нумерации в основном договоре
- Подписи обеих сторон проставлены с расшифровкой — без этого опись не имеет доказательной силы
Частые вопросы
Выдержки из законов РФ
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни.
Норма обязывает хранить и передавать первичные документы в надлежащем виде. Опись фиксирует факт передачи первичных учётных документов и служит доказательством их наличия при налоговых проверках.
Основание: ФЗ № 402-ФЗ
Смежные документы
Если нужен основной договор или близкий по смыслу шаблон, открой соседние документы.
Шаблон описи оборудования к аренде помещения. Помогает отдельно зафиксировать технику, комплектность, серийные номера и состояние имущества на момент передачи.
Шаблон описи имущества для аренды квартиры. Помогает отдельно перечислить мебель, технику, ключи, комплектность, показания счетчиков и состояние вещей на момент передачи жилья между физическими лицами.
Шаблон приложения к договору подряда, где заказчик передает материалы подрядчику. Помогает отдельно зафиксировать состав, количество, состояние и порядок возврата остатков.