График предоставления первичных документов
Приложение помогает отдельно зафиксировать сроки и порядок передачи первички исполнителю по бухгалтерскому или сервисному сопровождению.
Эту форму обычно используют вместе с основным документом.
Ниже — комплект документов: 1 обязательная форма и дополнительные документы, которые могут понадобиться дальше.
Быстрая навигация
График предоставления первичных документов
Приложение № ____ к договору оказания бухгалтерских услуг от «___» __________ 20___ г.
ГРАФИК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Документы и сроки передачи
- Банковские выписки — срок предоставления: до ___ числа следующего месяца
- Кассовые документы (ПКО, РКО, Z-отчёты) — срок: до ___ числа
- Документы по реализации (счета-фактуры, УПД) — срок: до ___ числа
- Документы по закупкам (накладные, акты) — срок: до ___ числа
- Кадровые документы (приказы, трудовые договоры) — срок: до ___ числа
- Расчётные ведомости по заработной плате — срок: до ___ числа
2. Порядок передачи
- Способ передачи (лично / курьер / электронный сервис): _
- Ответственное лицо со стороны Заказчика: ______________
- Ответственное лицо со стороны Исполнителя: ____________
- Требования к описи и комплектности документов: ________
- Последствия нарушения сроков предоставления: __________
Настоящий график является неотъемлемой частью договора и используется для оценки сроков подготовки учета, отчетности и закрывающих документов.
|
Заказчик /
|
Исполнитель /
|
С чем использовать график первичных документов
График нужен там, где срок передачи первички прямо влияет на учет, отчетность, акты и ответственность исполнителя.
В комплекте
2
документов и форм, которые обычно идут рядом с этим шаблоном.
Обязательно
1
Еще 1 документов могут понадобиться дополнительно.
С чего начать
Сначала откройте обязательные документы. Потом добавьте те, что нужны именно в вашей ситуации.
Основной договор бухгалтерского сопровождения, где график передачи первички критичен для сроков и ответственности.
Обычно с него начинают.
Полезно, если нужно отдельно подтверждать состав и дату фактической передачи документов.
Подтверждает факты, состояние, комплектность или замечания.
Когда подходит этот шаблон
Шаблон применяется при заключении договора на бухгалтерское обслуживание (аутсорсинг). Бухгалтер или бухгалтерская компания не могут работать, не получив первичные документы от заказчика в срок. График закрепляет, какие документы, в какой форме и до какой даты каждого месяца заказчик обязан передавать исполнителю.
Шаблон не подходит для внутреннего регламента бухгалтерии — там применяется приказ об учётной политике. Настоящий документ — договорное приложение, создающее обязательство для заказчика (клиента), а не для штатного сотрудника.
- Заказчик — организация или ИП, передающий ведение бухучёта на аутсорсинг
- Раздел 1: банковские выписки — срок передачи за каждый месяц, обычно до 3-го числа следующего
- Раздел 1: кассовые документы — Z-отчёты, ПКО, РКО с указанием дня закрытия кассы
- Раздел 1: документы по реализации и закупкам — счета, накладные, УПД, акты
- Раздел 1: кадровые документы и зарплатные ведомости — до дня начисления зарплаты
- Раздел 2: способ передачи (электронный документооборот, скан, оригинал), ответственные лица с контактами
Что проверить перед подписанием
Ключевой риск — привязка ответственности бухгалтера к срокам, которые сам бухгалтер не контролирует. Если заказчик нарушил график и не передал документы вовремя, бухгалтер не может подготовить отчётность. Без чёткого графика бухгалтер несёт риск претензий за просрочку отчётности по чужой вине.
- Раздел 1: сроки передачи каждого типа документов должны давать исполнителю достаточно времени до отчётной даты
- Раздел 1: документы по реализации — указать, включает ли срок документы от контрагентов или только от самого заказчика
- Раздел 2: электронный документооборот или оригиналы — важно зафиксировать, что считается «переданным»
- Раздел 2: ответственные лица с ФИО и телефоном — иначе при смене сотрудника у заказчика нарушается цепочка
- Зафиксировать последствия нарушения графика заказчиком: бухгалтер освобождается от ответственности за просрочку отчётности
- Убедиться, что способ передачи согласован с системой ЭДО, если компания использует электронный документооборот
Частые вопросы
Выдержки из законов РФ
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни.
Обязывает своевременно оформлять первичные документы по каждой операции. График предоставления первичных документов обеспечивает соблюдение этого требования: исполнитель получает документы до срока закрытия периода.
Основание: ФЗ № 402-ФЗ
Смежные документы
Если нужен основной договор или близкий по смыслу шаблон, открой соседние документы.
Шаблон приложения к договору франшизы. Помогает отдельно закрепить сроки открытия предприятий, этапы запуска и контрольные даты по сети.
Шаблон приложения к кредитному договору. Помогает отдельно закрепить даты и суммы возврата кредита и процентов по периодам.
Шаблон приложения к договору строительного подряда. Помогает отдельно закрепить этапы работ, сроки выполнения и промежуточные точки сдачи-приемки.